Đơn bị huỷ sau khi đã in vận đơn: chặn đóng nhầm từ đầu ca

Tám giờ sáng, kho in một lượt phiếu cho toàn bộ đơn của ngày. Mười một giờ, một khách huỷ đơn. Ba giờ chiều, kiện hàng của khách đó vẫn được đóng, dán tem và đưa lên xe shipper, vì trên bàn đóng gói tờ phiếu vẫn nằm đó như chưa có chuyện gì xảy ra.

Vài ngày sau kiện quay về kho. Shop mất phí vận chuyển cho một đơn không có doanh thu, mất thêm công mở kiện, kiểm hàng và nhập lại tồn. Bài này giải thích vì sao đơn đã huỷ vẫn lọt xuống bàn đóng gói, và cách đặt ba chốt chặn trong một ca làm để bắt được nó trước khi hàng ra khỏi kho.

Vì sao đơn đã huỷ vẫn lọt xuống bàn đóng gói

Tờ phiếu in ra chỉ phản ánh trạng thái của đơn tại đúng thời điểm in. Sau đó đơn có thể thay đổi, còn tờ giấy thì không. Khoảng trống giữa lúc in và lúc đóng càng dài, khả năng có đơn huỷ nằm lẫn trong chồng phiếu càng cao.

Lệnh huỷ lại đến từ nhiều phía:

• Khách tự huỷ trên sàn, hoặc nhắn tin xin huỷ sau khi đổi ý.
• Nhân viên bán hàng huỷ vì gộp đơn trùng, khách đặt nhầm, hoặc phải tạo lại đơn với phân loại khác.
• Shop chủ động huỷ vì hết hàng, sai giá, hoặc không liên lạc được với khách của một đơn giá trị cao.
• Đơn sàn bị huỷ trên sàn rồi mới đồng bộ trạng thái về phần mềm quản lý bán hàng, luôn có một độ trễ nhất định.

Điểm chung là không ai trong số đó đứng ở bàn đóng gói. Người huỷ đơn làm việc trên màn hình, người đóng gói làm việc theo chồng phiếu. Nếu không có bước nào nối hai bên lại với nhau, kho sẽ tiếp tục đóng đúng những gì đã in từ sáng.

Một đơn huỷ lọt ra ngoài tốn những khoản nào

Nhiều shop chỉ nghĩ tới tiền ship. Thực tế một đơn huỷ bị giao đi kéo theo cả chuỗi chi phí:

• Phí vận chuyển chiều đi và phí hoàn, mức cụ thể tuỳ đơn vị vận chuyển và hợp đồng của từng shop.
• Vật tư đóng gói đã dùng: hộp, túi, băng keo, xốp chèn.
• Công làm hai lần: một lần đóng, một lần mở kiện hoàn, kiểm lại và nhập tồn.
• Hàng bị giữ ngoài kho suốt mấy ngày đi và về, không bán được cho khách khác. Với hàng theo mùa hoặc hàng sắp hết, đây là khoản đau nhất.
• Rủi ro hàng móp, bẩn sau hai lượt vận chuyển, đôi khi không bán lại được giá cũ.

Vài đơn mỗi tuần thì chưa thấy gì. Vào mùa sale, khi số đơn và tỷ lệ huỷ cùng tăng, tổng chi phí này lớn nhanh hơn bạn nghĩ. Đó cũng là lý do bước rà đơn huỷ nên nằm sẵn trong danh sách chuẩn bị bàn đóng gói trước mùa sale, đừng để tới lúc đông đơn mới nghĩ ra.

Ba chốt chặn đơn huỷ trong một ca làm

Không có một bước duy nhất nào chặn được hết. Cách chắc chắn hơn là đặt ba chốt ở ba thời điểm khác nhau, chốt sau bắt những gì chốt trước bỏ lọt.

Chốt 1: In phiếu theo đợt nhỏ, lọc lại trước mỗi đợt

Thay vì in toàn bộ đơn của ngày lúc đầu ca, hãy chia thành vài đợt, ví dụ một đợt buổi sáng và một đợt đầu giờ chiều. Trước mỗi đợt, lọc lại danh sách đơn cần xử lý để những đơn vừa huỷ không bị in ra.

Cách này rút ngắn khoảng trống giữa lúc in và lúc đóng. Đơn bị huỷ lúc mười một giờ sẽ không có phiếu trong đợt in buổi chiều, nên không bao giờ tới được bàn đóng gói.

Chốt 2: Rà đơn huỷ trước giờ shipper tới lấy hàng

Khoảng nửa tiếng trước giờ shipper tới, người phụ trách kho mở danh sách đơn huỷ trong ngày, đối chiếu với các phiếu còn trên bàn và các kiện đang nằm ở khu chờ giao. Đơn nào trùng thì rút phiếu hoặc kéo kiện ra.

Phiếu của đơn huỷ đừng vứt ngay. Gạch chéo, ghi chữ huỷ rồi bỏ vào một khay riêng. Cuối ca đếm số phiếu trong khay và so với số đơn huỷ trên hệ thống. Hai con số lệch nhau nghĩa là vẫn còn đơn huỷ đang nằm đâu đó trong kho, hoặc đã đi mất.

Chốt 3: Kiểm trạng thái đơn ngay lúc quét mã ở bàn đóng gói

Hai chốt đầu phụ thuộc vào việc có người nhớ làm. Chốt thứ ba nằm đúng ở thời điểm cuối cùng trước khi hàng vào thùng: lúc nhân viên quét mã vận đơn để bắt đầu đóng.

Nếu đơn của bạn được quản lý trên Sapo, bước này có thể chạy tự động. Mỗi lần quét, CAM CHECK tra đơn đó trên Sapo theo mã vận đơn. Đơn đã huỷ thì phần mềm phát tiếng bíp, đọc to "đơn hàng đã hủy" và hiện hộp thoại cho nhân viên chọn huỷ quay hoặc tiếp tục. Đơn còn hiệu lực thì danh sách sản phẩm hiện ngay cạnh khung quay để đối chiếu từng món. Cách vận hành đầy đủ nằm ở trang quay video đóng gói cho shop Sapo, còn phần nối tài khoản được hướng dẫn từng bước trong bài tạo ứng dụng riêng trên Sapo.

Lưu ý kết nối nền tảng bán hàng là tính năng của gói Premium. Ở gói miễn phí, phần mềm vẫn quay và gắn video theo mã vận đơn nhưng không đọc được trạng thái đơn trên Sapo, nên chốt 1 và chốt 2 càng phải làm kỹ.

Vì sao là hộp thoại hỏi lại mà không tự chặn luôn? Vì có những lúc đơn bị huỷ nhưng hàng vẫn phải đi, chẳng hạn đơn bị huỷ nhầm và nhân viên bán hàng đang tạo lại đơn khác cho khách. Người đứng ở bàn đóng gói cần được hỏi, không phải bị khoá tay giữa lúc đang làm.

Lớp cuối cùng: đối chiếu lúc bàn giao cho shipper

Kể cả khi ba chốt trên đã chạy đều, vẫn còn một khoảng trống nhỏ: đơn bị huỷ sau khi đã đóng xong và đang nằm ở khu chờ giao. Bước đối chiếu lúc bàn giao bịt đúng khoảng trống này.

Trong CAM CHECK, bạn chọn đơn vị vận chuyển rồi quét lần lượt từng kiện trước khi đưa cho shipper. Phần mềm cảnh báo ngay nếu có kiện chưa có video, kiện thuộc hãng vận chuyển khác, hoặc đơn mà nền tảng bán hàng đã báo huỷ. Cuối phiên có bảng tổng hợp để bạn biết chính xác kiện nào cần giữ lại. Bước này mất thêm vài phút mỗi lượt lấy hàng, đổi lại gần như không còn đơn huỷ nào lên xe.

Khi đơn huỷ đã lỡ giao đi

Nếu phát hiện muộn, việc đầu tiên là liên hệ đơn vị vận chuyển hoặc kênh bán để yêu cầu dừng giao. Cách làm và khả năng chặn kịp khác nhau theo từng hãng và từng sàn, nên hãy kiểm tra trực tiếp trên chính đơn đó thay vì làm theo thói quen.

Nếu không chặn kịp, hãy chuẩn bị sẵn cho lúc kiện quay về:

• Đánh dấu đơn để người nhận hàng hoàn biết đây là kiện cần mở có kiểm tra.
• Quay video lúc mở kiện hoàn, trước khi bóc hẳn, để có bằng chứng nếu bên trong thiếu hoặc khác món đã gửi.
• Kiểm đủ hàng rồi mới nhập lại tồn, tránh nhập vào kho một món đã bị đổi ruột.

Với đơn Sapo, khi đơn đã có trạng thái trả hàng hoặc vận chuyển hoàn, quét mã vận đơn là phần mềm tự xếp video vào loại Đơn hoàn, không lẫn với video đóng đơn mới. Sapo đôi khi ghi thêm ngày huỷ cho đơn đã giao rồi phát sinh hoàn tiền, nhưng phần mềm xét trạng thái trả hàng trước trạng thái huỷ, nên kiểu đơn này không bị báo nhầm thành đơn huỷ. Cách quay và lưu bằng chứng cho kiện trả về có trong bài quay video hàng hoàn bảo vệ shop khi khách trả sai hàng.

Tóm lại

Đơn huỷ lọt ra ngoài hiếm khi do nhân viên đóng gói cẩu thả. Nó là hệ quả của việc thông tin huỷ đi một đường, còn tờ phiếu đi một đường khác. In theo đợt nhỏ, rà một lượt trước giờ lấy hàng, kiểm trạng thái ngay lúc quét mã, rồi đối chiếu lần cuối lúc bàn giao. Mỗi việc đều nhỏ, nhưng cộng lại đủ để lượt ship hai chiều cho một đơn không có doanh thu trở thành chuyện hiếm thay vì chuyện hằng tuần.