Chuẩn bị bàn đóng gói trước mùa sale 11.11, 12.12 và Tết

Mùa sale không tạo ra lỗi mới trong kho của bạn. Nó chỉ phóng to những lỗi vốn đã có nhưng ngày thường chưa đủ đông để lộ ra. Ngày 30 đơn, thao tác thừa vài giây mỗi đơn không ai để ý. Ngày 300 đơn, đúng thao tác thừa đó ăn mất cả tiếng đồng hồ.

Bài này là danh sách việc cần làm trước, xếp theo mốc thời gian lùi dần từ ngày sale. Ba chỗ hay vỡ nhất là thao tác ở bàn đóng gói, dung lượng lưu video, và người mới vào làm thời vụ.

Cao điểm phóng to lỗi cũ, không tạo lỗi mới

Trước khi mua thêm bàn hay tuyển thêm người, hãy nhìn lại một đơn hiện đang mất bao nhiêu thao tác. Đếm thật, không ước lượng.

Một bàn đóng gói bình thường có chừng này việc cho mỗi đơn: lấy phiếu, tìm hàng, quét mã để bắt đầu quay, bỏ hàng vào thùng, dán tem, quét lại để dừng, xếp kiện sang khu chờ shipper. Bảy bước. Nếu mỗi bước thừa ba giây thì một đơn thừa hai mươi giây, và ba trăm đơn thừa gần một tiếng bốn mươi phút.

Con số đó lớn hơn nhiều so với thứ bạn tiết kiệm được từ việc chạy nhanh hơn. Vì vậy việc đáng làm trước tiên không phải làm nhanh hơn, mà là bỏ bớt bước.

Bốn tuần trước sale: bỏ bớt thao tác ở bàn đóng gói

Chỗ dễ cắt nhất là số lần quét mã. Mặc định, mỗi đơn cần quét hai lần: một lần để bắt đầu quay, một lần để dừng và lưu. Với vài chục đơn thì không sao, nhưng vào cao điểm thì đó là hàng trăm thao tác thừa.

CAM CHECK có chế độ Quét liên tiếp nhiều đơn để bỏ hẳn lần quét thứ hai. Bạn quét mã đơn đầu để bắt đầu; khi quét mã của đơn kế tiếp, phần mềm tự dừng và lưu đơn đang quay rồi mở đơn mới ngay lập tức. Mỗi đơn chỉ còn một lần quét.

Đơn cuối cùng trong ngày không có đơn kế tiếp để dừng nó. Vì vậy phần mềm cấp một mã QR mang tên KETTHUC: bạn tải về, in ra, dán ngay ở bàn đóng gói, quét nó là dừng và lưu đơn đang quay mà không mở đơn mới. Hãy in sẵn mã này trước mùa sale, đừng để tới hôm đông đơn mới đi tìm.

Cách bật chế độ này và các tuỳ chọn liên quan nằm ở mục Cài đặt camera, mô tả kèm ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn sử dụng CAM CHECK từ A đến Z.

Việc thứ hai trong tuần này là chạy thử máy ở mức tải cao. Máy tính chạy êm với ba mươi đơn có thể đuối khi quay liên tục nhiều giờ. Hãy bật sẵn tuỳ chọn Cảnh báo khi máy quá tải lúc quay để phần mềm báo ngay kèm gợi ý giảm tải, thay vì để bạn phát hiện ra qua một đoạn video giật hỏng vào đúng ngày đông nhất.

Nếu máy ở bàn đóng gói từ bốn nhân CPU trở xuống, phần mềm tự hạ xuống 720p và 15 khung hình mỗi giây để giữ mượt. Muốn biết cấu hình mình đang ở đâu, xem cấu hình máy tính tối thiểu để quay video đóng hàng.

Ba tuần trước: tính dung lượng cho ngày đỉnh

Đây là chỗ nhiều shop bị bất ngờ nhất. Dung lượng đủ dùng cả tháng ngày thường có thể hết sạch trong một ngày sale.

Cách tính rất đơn giản. Ở mức 720p, phần mềm ước tính khoảng 26 MB cho mỗi phút quay. Nhân với thời lượng trung bình một đơn, rồi nhân với số đơn dự kiến của ngày đỉnh:

• Một đơn quay một phút, 100 đơn một ngày: khoảng 2,6 GB.
• Một đơn quay một phút, 300 đơn một ngày: khoảng 7,8 GB.
• Một đơn quay hai phút, 300 đơn một ngày: khoảng 15,6 GB.

Con số chính xác theo đúng cài đặt của bạn hiện ngay trong khung Ước tính dung lượng ghi hình ở mục Cài đặt camera, nên hãy lấy số ở đó thay vì áng chừng.

Đối chiếu với gói đang dùng. Gói miễn phí có 5GB lưu trữ trên đám mây của CAM CHECK và quay ở mức tối đa 720p, đủ cho ngày thường nhưng theo bảng trên thì một ngày cao điểm ba trăm đơn đã vượt xa. Bạn có ba hướng xử lý, chọn cái hợp túi tiền nhất:

• Nối OneDrive hoặc Google Drive của chính bạn, video lưu bên đó và bạn tự đặt thời gian giữ từ 1 tới 365 ngày.
• Mua thêm dung lượng rời nếu gói hiện tại đủ tính năng mà chỉ thiếu chỗ chứa, thay vì nâng cả gói.
• Nâng gói nếu bạn cũng cần thêm hồ sơ nhân viên và số thiết bị. Xem bảng giá CAM CHECK để so.

Một lưu ý về thời gian giữ video: trên đám mây của CAM CHECK, video quá 30 ngày sẽ tự động được dọn. Sóng khiếu nại sau đợt sale thường kéo dài hơn khoảng đó, nên nếu bạn muốn giữ lâu hơn thì phải nối Drive riêng hoặc chủ động tải về những đơn giá trị cao.

Hai tuần trước: người thời vụ và quyền của họ

Mùa sale gần như chắc chắn có người mới. Người mới chưa quen quy trình, và đó là lúc dễ xảy ra hai chuyện: đóng thiếu món, và đơn ra khỏi kho mà không ai biết ai đóng.

Tạo hồ sơ riêng cho từng người đóng gói để mỗi video biết được ai là người thực hiện. Đặt mã PIN cho hồ sơ để người khác không chọn nhầm. Lưu ý hồ sơ nhân viên là tính năng thuộc gói Premium, gói miễn phí không tạo được, nên nếu cần thì hãy nâng gói trước ngày sale chứ đừng để đến hôm đó.

Về phân quyền, nguyên tắc cho người thời vụ là cấp đủ để làm việc và không hơn:

• Xem video: nên cấp, để họ tự kiểm lại khi cần.
• Xoá video: không nên cấp. Xoá trong phần mềm là xoá vĩnh viễn cả tệp lẫn thông tin đơn, không khôi phục lại được.
• Cài đặt: không nên cấp, tránh việc vô tình đổi nơi lưu hay chất lượng quay giữa mùa.
• Phạm vi xem: để ở mức chỉ xem video của mình là đủ cho hầu hết trường hợp.

Nếu bạn mở thêm bàn đóng gói thứ hai hoặc thứ ba, nhớ kiểm tra số thiết bị mà gói của bạn cho phép đăng nhập, và dọn bớt máy cũ không còn dùng trong mục Quản lý thiết bị. Đây là thứ hay quên cho tới lúc máy mới không đăng nhập được vào đúng sáng ngày sale.

Trong ngày sale: giữ nhịp và đối chiếu cuối ngày

Khi đơn về dồn dập, thứ dễ mất nhất không phải hàng mà là sự chắc chắn. Cuối ngày không ai nhớ nổi đơn nào đã quay, đơn nào đã đưa cho shipper.

Hãy giữ hai thói quen nhỏ. Thứ nhất, theo dõi tab Vận đơn đã quay ngay trên màn hình quay: nó liệt kê các mã đã quay trong phiên kèm số đã lưu và số bị lỗi, nên bạn phát hiện sớm nếu có đơn nào lưu hỏng.

Thứ hai, quét bàn giao trước khi shipper rời đi. Chọn đơn vị vận chuyển, quét lần lượt từng kiện, phần mềm sẽ cảnh báo ngay nếu có kiện chưa có video, có kiện thuộc hãng vận chuyển khác, hoặc có đơn mà nền tảng bán hàng đã báo huỷ. Bảng tổng hợp cuối phiên cho biết chính xác đơn nào chưa có bằng chứng. Việc này đặc biệt đáng làm vào cao điểm, khi hàng chất đống ở cửa kho và shipper gom rất nhanh. Chi tiết nằm trong bài hàng vỡ, mất kiện khi vận chuyển thì đòi ai bồi thường.

Sau sale: sóng khiếu nại và hàng hoàn

Việc chưa kết thúc khi đợt sale kết thúc. Khiếu nại và hàng hoàn đến sau đó, thường cách vài ngày tới vài tuần, và đúng vào lúc kho đã quay lại nhịp bình thường nên dễ bị xử lý qua loa.

Hai việc nên làm ngay tuần sau sale. Một là rà lại danh sách đơn chưa có video từ các phiên bàn giao, xem có đơn nào giá trị cao cần chú ý riêng. Hai là chuẩn bị sẵn quy trình cho hàng hoàn: quay lại lúc mở kiện hàng khách trả về, trước khi bóc hẳn ra, để có bằng chứng nếu bên trong không phải món đã gửi. Cách làm cụ thể nằm ở bài quay video hàng hoàn bảo vệ shop khi khách trả sai hàng.

Tổng lại, bốn tuần chuẩn bị không đòi hỏi đầu tư lớn: bỏ bớt một lần quét mỗi đơn, in sẵn mã kết thúc, tính trước dung lượng, tạo hồ sơ cho người thời vụ với quyền vừa đủ, và thêm bước đối chiếu lúc bàn giao. Từng việc đều nhỏ, nhưng cộng lại là khác biệt giữa một mùa sale chạy êm và một mùa sale mà tháng sau bạn vẫn còn đi dọn hậu quả.