Đóng gói theo từng loại hàng: dễ vỡ, mỹ phẩm, thực phẩm, điện tử

Một quy trình đóng gói chuẩn áp dụng chung cho mọi mặt hàng thường chỉ đúng ở mức cơ bản: chọn hộp vừa size, chèn lót, dán băng keo. Nhưng chai nước hoa và cái ốp điện thoại không vỡ theo cùng một cách, và cách chèn lót đúng cho món này lại thừa hoặc thiếu cho món kia. Bài này đi vào từng nhóm hàng cụ thể, thay vì lặp lại quy trình chung đã có.

Vì sao một công thức chung không đủ

Ba lỗi hay lặp lại nhất khi áp cùng một cách đóng cho mọi loại hàng:

• Dùng thùng quá lớn cho hàng nhỏ dễ vỡ. Khoảng trống trong thùng chính là chỗ hàng bị xóc và va đập trong lúc vận chuyển.
• Chèn lót đúng cho hàng cứng nhưng sai cho hàng có chất lỏng. Mút xốp giữ chai đứng yên, nhưng không ngăn được nắp bị bung do áp suất thay đổi khi vận chuyển đường dài.
• Bỏ qua cảnh báo hạn dùng hoặc điều kiện bảo quản. Hàng thực phẩm và mỹ phẩm có hạn sử dụng, đóng gói đúng cách vẫn hỏng nếu vận chuyển quá lâu mà không có biện pháp giữ nhiệt.

Nếu bạn cần quy trình chung để xây dựng SOP cho toàn bộ bàn đóng gói, hai bài quy trình đóng gói hàng hóa thương mại điện tử từ A-Z và quy trình đóng gói 3 bước chuẩn ISO đã có sẵn. Bài này bổ sung phần khác nhau theo từng loại hàng mà hai bài đó không đi sâu.

Hàng dễ vỡ: thuỷ tinh, gốm sứ, đồ trang trí

Nguyên tắc cốt lõi là không để sản phẩm chạm trực tiếp vào thành thùng, và không để sản phẩm có khoảng trống để di chuyển bên trong.

• Bọc từng món riêng bằng giấy hoặc màng xốp hơi trước khi xếp chung vào thùng, kể cả khi các món cùng loại.
• Chèn đáy thùng trước bằng một lớp lót dày ít nhất 5cm trước khi đặt hàng vào, không đặt hàng chạm đáy thùng trực tiếp.
• Chèn kín bốn mặt bên và mặt trên sau khi đặt hàng, lắc nhẹ thùng để kiểm tra hàng có còn xê dịch không trước khi dán kín.
• Dán tem cảnh báo hàng dễ vỡ ở ít nhất hai mặt thùng, không chỉ một mặt.

Với hàng đặc biệt mỏng manh, cân nhắc thùng đôi: một thùng nhỏ đựng sản phẩm đã chèn kín, đặt vào giữa một thùng lớn hơn có thêm lớp chèn xung quanh.

Mỹ phẩm và chất lỏng: chống tràn trước, chống móp sau

Khác với hàng dễ vỡ thuần cứng, mỹ phẩm dạng lỏng còn thêm rủi ro tràn và rò rỉ, có thể làm hỏng luôn các sản phẩm khác trong cùng đơn.

• Cố định nắp trước khi bọc. Dùng băng keo quấn quanh cổ nắp chai, đặc biệt với chai bơm hoặc chai có nắp bật, để nắp không tự mở do áp suất hoặc rung lắc.
• Bọc riêng từng sản phẩm bằng túi zip hoặc màng co trước khi bọc xốp hơi bên ngoài, để nếu có rò rỉ thì không lan sang sản phẩm khác trong cùng thùng.
• Đặt sản phẩm đứng thẳng theo đúng chiều sử dụng nếu bao bì gốc ghi hướng dẫn để đứng, và chèn để giữ đúng chiều đó suốt quá trình vận chuyển.
• Tách riêng đơn có nhiều sản phẩm khác loại, ví dụ mỹ phẩm dạng lỏng và mỹ phẩm dạng bột, thay vì gộp chung một khoang chèn lót.

Thực phẩm: hạn dùng và điều kiện bảo quản là ưu tiên số một

Với thực phẩm, đóng gói chắc chắn vẫn chưa đủ nếu sản phẩm hỏng trước khi tới tay khách. Đây là loại hàng duy nhất mà thời gian vận chuyển tự nó cũng là một rủi ro, không chỉ va đập.

• Kiểm tra hạn dùng còn lại đủ dài so với thời gian vận chuyển dự kiến cộng thêm vài ngày dự phòng, trước khi đóng gói chứ không phải sau.
• Dùng túi zip hoặc hộp kín khí cho thực phẩm khô, tránh ẩm mốc trong lúc vận chuyển.
• Thêm đá gel hoặc túi giữ lạnh cho thực phẩm cần bảo quản mát, và ghi rõ trên thùng để đơn vị vận chuyển ưu tiên giao nhanh.
• Ghi rõ hạn sử dụng lên tem đơn nếu chính sách của bạn cho phép, để khách nhận hàng biết ngay mà không cần tìm trong bao bì.

Với thực phẩm, khiếu nại phổ biến nhất không phải hàng vỡ mà là hàng nhận trễ so với hạn dùng còn lại. Vì vậy quay video lúc đóng gói nên cho thấy rõ luôn cả hạn dùng in trên bao bì, không chỉ cho thấy đóng đủ số lượng.

Hàng điện tử: chống sốc và chống ẩm cùng lúc

Thiết bị điện tử vừa sợ va đập vừa sợ ẩm, nên chèn lót cần giải quyết cả hai chứ không chỉ một.

• Giữ nguyên bao bì gốc của nhà sản xuất nếu còn, vì đó thường đã được thiết kế đúng để chống sốc cho đúng sản phẩm đó.
• Bọc thêm túi chống ẩm bên trong lớp bọc ngoài, đặc biệt khi vận chuyển vào mùa mưa hoặc khu vực ẩm.
• Tách phụ kiện rời khỏi thiết bị chính, mỗi phần bọc riêng, tránh phụ kiện cứng cọ xước hoặc đè lên màn hình, ống kính.
• Không dùng hạt xốp rời cho thiết bị có màn hình, vì hạt xốp có thể lọt vào khe và không phân bố đều lực chèn như mút định hình.

Quần áo và hàng dệt may: ít rủi ro vỡ nhưng dễ sai về hình thức

Quần áo hiếm khi hỏng vì va đập, nhưng khiếu nại phổ biến ở nhóm này là hàng nhăn, bẩn, hoặc thiếu phụ kiện đi kèm như thắt lưng, nơ trang trí rời.

• Gấp theo đúng form thay vì nhét, đặc biệt với hàng có phom cứng hoặc đã ủi sẵn.
• Dùng túi nhựa bọc riêng trước khi cho vào thùng hoặc túi giao hàng, tránh dây bẩn từ các sản phẩm khác hoặc từ chính lớp bao bì.
• Đếm và quay rõ phụ kiện rời đi kèm sản phẩm chính, vì đây là điểm hay bị khách báo thiếu dù thực tế đã gửi đủ.

Điểm chung: video phải cho thấy đúng thứ dễ bị khiếu nại nhất của từng loại hàng

Nguyên tắc quay video đóng gói không đổi giữa các loại hàng: mã vận đơn đọc được rõ, sản phẩm hiện rõ trước khi vào thùng, quá trình đóng liền mạch, có thời gian trên khung hình. Nhưng phần bạn chủ động chỉnh là góc quay nên nhấn vào điểm nào theo từng loại hàng:

• Hàng dễ vỡ: quay rõ lớp chèn lót bốn mặt, không chỉ quay lúc đặt sản phẩm vào.
• Mỹ phẩm: quay rõ lúc cố định nắp và bọc riêng từng sản phẩm.
• Thực phẩm: quay rõ hạn dùng in trên bao bì và túi giữ lạnh nếu có.
• Điện tử: quay rõ tình trạng thiết bị nguyên vẹn trước khi bọc, gồm cả mặt màn hình.
• Quần áo: quay rõ số lượng và tình trạng phụ kiện rời đi kèm.

Đây chính là chỗ khác nhau giữa một video chỉ để có, và một video thật sự trả lời được đúng câu hỏi khách hay hỏi nhất với từng loại hàng. Nếu bạn dùng webcam đặt gần bàn đóng gói, xem thêm quay video đóng gói bằng webcam để chỉnh khoảng cách và góc quay phù hợp với việc soi cận các chi tiết như tem hạn dùng hay nắp chai.