Buổi live hai tiếng, ba trăm bình luận chốt đơn. Cùng một mẫu áo có năm màu, bốn size. Kho đóng xong trong đêm, giao đi sáng hôm sau. Vài ngày sau tin nhắn bắt đầu về: "Em đặt size L mà shop gửi M", "Em lấy màu kem chứ không phải màu be".
Đúng mẫu nhưng lệch phân loại là lỗi hay gặp nhất của shop thời trang bán qua livestream, và khách phát hiện ra ngay lúc mở hàng. Lỗi này hiếm khi do một người cẩu thả. Nó dồn qua nhiều khâu, từ lúc chốt đơn trong bình luận tới lúc bỏ áo vào túi. Bài này đi qua từng khâu và cách chặn ở mỗi chỗ.
Vì sao đơn live hay lệch màu, lệch size
- Chốt đơn quá nhanh. Khách gõ "lấy mẫu 3 màu be size L" trong bình luận, rồi nhắn tin đổi sang size M, nhưng đơn đã được tạo theo bình luận đầu.
- Tên màu trên live khác tên trên hệ thống. Người livestream gọi là màu kem, trên đơn lại ghi be sữa. Kho đọc phiếu và phải đoán.
- Mã hàng không phân biệt phân loại. Nhiều shop dùng chung một mã cho cả mẫu, phiếu chỉ ghi tên sản phẩm dài kèm màu size ở cuối dòng, rất dễ đọc sót.
- Kệ để lẫn phân loại. Các màu gần giống nhau nằm cạnh nhau, nhãn size nhỏ và khuất bên trong cổ áo.
- Đổi món phút chót. Hết size khách đặt, kho lấy size gần nhất và định báo khách sau, rồi quên.
Chặn ở khâu chốt đơn
Lỗi sinh ra ở khâu chốt đơn thì kho có cẩn thận tới đâu cũng không sửa được, vì kho đóng đúng những gì đơn ghi.
- Nhắn lại tóm tắt đơn cho khách trước khi lên đơn chính thức: mẫu, màu, size, số lượng. Khách xác nhận xong mới tạo đơn.
- Thống nhất tên màu giữa người livestream, người chốt đơn và tên phân loại trên hệ thống. Trên live nói đúng từ đang ghi trên đơn.
- Tư vấn size bằng số đo khi khách phân vân, và ghi chú số đo khách gửi vào đơn.
Đặt mã hàng và sắp kệ để khó lấy nhầm
Mỗi phân loại nên có một mã riêng, ghép theo thứ tự mã mẫu, màu, size, ví dụ AT01-DEN-M. Dùng chữ không dấu và một bảng viết tắt màu cố định cho cả shop. Khi phiếu và nhãn kệ cùng hiện mã này, người soạn hàng tìm đúng ô chứ không phải đọc tên sản phẩm dài.
Trên kệ, sắp theo mẫu, rồi màu, rồi size tăng dần. Nhãn kệ in to, đọc được từ xa. Hai màu dễ nhầm như đen và xanh than, be và kem thì đừng để hai ô cạnh nhau. Hàng gấp sẵn trong túi zip nên dán nhãn size to ở mặt ngoài túi.
Kiểm phân loại ngay tại bàn đóng gói
Bàn đóng gói là chốt cuối cùng. Thói quen nên có: với từng món, lật nhãn size ra, so màu và size với đơn, rồi mới bỏ vào túi. Làm dưới đèn trắng, vì ánh sáng vàng làm các màu be, kem, trắng ngà trông gần như nhau. Cách chọn đèn và camera để hình không bị cháy sáng có trong bài chọn webcam ưu tiên autofocus và ánh sáng không cháy sáng.
Khi quay video đóng gói, hãy đưa nhãn size và màu áo vào khung hình trước khi bỏ vào túi. Với quần áo, đây là chi tiết khách hay hỏi nhất, giống như tem hạn dùng với mỹ phẩm hay số serial với đồ điện tử, như đã phân tích trong bài đóng gói theo từng loại hàng.
Shop quản lý đơn trên Pancake POS có thể bỏ hẳn bước so phiếu giấy. Một phần mềm quay video đóng hàng cho Pancake POS như CAM CHECK hiện từng món của đơn ngay khi quét mã vận đơn, kèm dòng phân loại lấy từ thuộc tính biến thể, ví dụ Màu: Trắng, Size: M. Nhân viên so đúng phân loại trên màn hình trước khi bỏ vào túi, còn video ghi lại nhãn size lúc đóng. Khi món khách đặt đã hết, phần tra cứu sản phẩm gom các biến thể Pancake theo từng sản phẩm, kèm mã và số lượng còn lại, để kho tìm món thay thế mà không phải mở Pancake. Kết nối Pancake thuộc gói Premium; các bước lấy khoá kết nối có trong bài hướng dẫn kết nối Pancake POS.
Khi khách vẫn báo nhận sai size, sai màu
Tra video đóng gói của đơn đó bằng mã vận đơn trước khi trả lời. Video sẽ đưa bạn vào một trong ba trường hợp:
- Video cho thấy gửi đúng như đơn. Gửi riêng đoạn video cho khách kèm phân loại trên đơn, rồi hỏi lại khách đã chốt gì. Nhiều khi lỗi nằm ở khâu chốt đơn: khách nhắn đổi size nhưng đơn chưa được sửa. Vẫn nên hỗ trợ đổi theo chính sách để giữ khách, đồng thời sửa lại khâu chốt đơn.
- Video cho thấy kho gửi sai. Nhận lỗi ngay, đổi hàng và chịu phí vận chuyển. Ghi lại lỗi nằm ở kệ nào, mã nào để sửa cách sắp xếp.
- Nhãn đúng size nhưng khách mặc không vừa như bảng size. Có thể lô hàng may lệch thông số. Kiểm lại vài chiếc cùng lô trước khi tiếp tục bán.
Một lần gửi nhầm tốn bao nhiêu
Không chỉ là phí vận chuyển đổi hàng hai chiều. Còn công đóng lại, món hàng gửi nhầm nằm ngoài kho nhiều ngày khiến tồn kho của hai size cùng lệch, và khả năng khách không quay lại buổi live sau. Với shop live bán mỗi buổi vài trăm đơn, chỉ cần một tỷ lệ nhỏ đơn lệch phân loại là đủ ăn mất phần lợi nhuận của cả buổi.
Tóm lại
Gửi nhầm size, nhầm màu là lỗi của cả chuỗi chứ không của riêng người đóng gói. Chặn ở khâu chốt đơn bằng tin nhắn xác nhận, ở kho bằng mã hàng tách theo phân loại và kệ sắp có thứ tự, ở bàn đóng gói bằng thói quen lật nhãn size trước camera. Khi khách vẫn báo sai, video cho biết lỗi nằm ở khâu nào để sửa đúng chỗ thay vì đổ lỗi cho nhau.
Câu hỏi thường gặp
Khách báo nhận sai size mà video cho thấy shop gửi đúng thì trả lời thế nào?
Gửi riêng cho khách đoạn video có nhãn size lúc bỏ vào túi, kèm thông tin phân loại trên đơn, rồi hỏi lại khách đã chốt size nào. Nhiều trường hợp lỗi nằm ở khâu chốt đơn chứ không phải kho. Dù vậy vẫn nên hỗ trợ đổi theo chính sách đổi size đã công bố để giữ khách.
Nên đặt mã SKU cho quần áo nhiều màu, nhiều size thế nào?
Ghép theo thứ tự mã mẫu, màu, size, ví dụ AT01-DEN-M, dùng chữ không dấu và viết tắt màu thống nhất cho cả shop. Mỗi phân loại một mã riêng thì phiếu và nhãn kệ đều chỉ ra đúng món cần lấy, không phải đoán từ tên sản phẩm dài.
Đổi size cho khách thì ai chịu phí vận chuyển?
Tuỳ nguyên nhân và chính sách shop đã công bố. Nếu video cho thấy shop gửi sai thì shop nên chịu cả hai chiều. Nếu khách chọn nhầm size, nhiều shop miễn phí lần đổi đầu để giữ khách và thu phí từ lần sau. Quan trọng là ghi rõ quy tắc này trước khi khách mua.
Cần hỗ trợ thêm?
Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm, vui lòng liên hệ:
