Video check hàng là gì? Cách quay clip check hàng khi đóng và khi nhận

Khách nhắn "thiếu một món", "gửi sai màu", "hộp móp méo". Shop khẳng định đã gửi đủ, khách khẳng định nhận thiếu. Không có hình thì hai bên chỉ còn lời nói, và người bán thường là bên phải nhượng bộ. Video check hàng sinh ra để chấm dứt kiểu tranh cãi đó.

Bài này giải thích video check hàng là gì, cách quay clip check hàng ở phía shop khi đóng gói, cách hướng dẫn khách quay khi nhận, và làm gì khi hai clip không khớp nhau.

Video check hàng là gì

Video check hàng, hay clip check hàng, là đoạn video ghi lại tình trạng thật của một kiện hàng tại một thời điểm cụ thể. Có hai loại, và một vụ tranh chấp được giải quyết nhanh nhất khi có đủ cả hai:

• Clip check hàng khi đóng: do shop quay, cho thấy sản phẩm nào đã vào thùng, đơn nào, lúc mấy giờ, thùng được dán kín ra sao.
• Clip check hàng khi nhận: do người mua quay lúc mở kiện, thường gọi là video mở hàng, cho thấy kiện đến tay còn nguyên hay đã bị rạch, bên trong có gì.

Shop không kiểm soát được việc khách có quay hay không, nhưng kiểm soát hoàn toàn clip của mình. Vì vậy phần lớn bài này tập trung vào clip phía shop.

Vì sao shop cần clip check hàng cho từng đơn

Tranh chấp sau giao hàng hay rơi vào ba nhóm: thiếu món, sai mẫu hoặc sai size, và hàng hư hỏng. Cả ba đều xoay quanh một câu hỏi: lúc rời khỏi bàn đóng gói, kiện hàng có đúng và đủ không. Một đoạn video quay đúng cách trả lời câu đó trong vài giây, thay cho hàng chục tin nhắn qua lại.

Clip check hàng không chỉ dùng khi khiếu nại trên sàn. Shop bán qua Zalo, Facebook cũng cần, vì ở đó không có trung gian đứng ra phân xử, bằng chứng của bạn là thứ duy nhất để khách tin. Xem thêm cách dùng video trong trường hợp bán qua Zalo, Facebook không qua sàn, và các bước cụ thể khi khách báo thiếu hàng.

Cách quay clip check hàng khi đóng gói

Một clip check hàng có giá trị cần đủ năm yếu tố sau trong cùng một đoạn quay:

1. Mã vận đơn đọc được. Đưa tem vận đơn vào khung hình đủ gần để người xem đọc ra mã, không chỉ thấy có một tờ giấy dán trên thùng.
2. Từng món đi qua khung hình. Cầm từng sản phẩm lên trước camera rồi mới cho vào thùng, nhất là với đơn nhiều món, nhiều màu hoặc nhiều size.
3. Liền mạch tới lúc dán kín. Không dừng giữa chừng, không cắt ghép. Một khoảng trống trong video là chỗ bên kia có thể nói hàng đã bị đổi.
4. Thời gian hiện trên khung hình. Giờ quay nằm ngay trong hình đáng tin hơn ngày tạo file, vốn đổi được dễ dàng.
5. Lưu theo mã đơn. Clip không tìm lại được sau hai tuần thì cũng như không quay.

Về thiết bị, camera nên nhìn thẳng xuống mặt bàn, đủ gần và đủ sáng để đọc tem. Webcam đặt cách mặt bàn khoảng 30 đến 60cm là cách rẻ nhất, kho đã có camera an ninh thì dùng lại được. Cách chọn loại camera theo số đơn và cách lắp cho rõ tem có trong hướng dẫn chọn và lắp camera quay video đóng hàng.

Nếu mỗi ngày đóng vài chục đơn trở lên, bấm quay và đặt tên file bằng tay sẽ sớm bị bỏ qua lúc đông đơn. Một phần mềm quay video đóng hàng như CAM CHECK tự bắt đầu quay khi bạn quét mã vận đơn, in mã đơn và giờ lên khung hình, rồi lưu video theo mã để tra lại sau.

Hướng dẫn khách quay video check hàng khi nhận

Clip của khách chỉ có ích nếu quay đúng cách, mà phần lớn khách không biết cách quay. Bạn có thể in một tấm thẻ nhỏ bỏ vào thùng hoặc ghi trong tin nhắn xác nhận đơn, nội dung ngắn gọn như sau:

• Bật quay trước khi mở kiện, lúc băng keo còn nguyên.
• Quay rõ tem vận đơn trên thùng trong vài giây đầu.
• Quay liên tục, không tắt giữa chừng, lấy từng món ra trước camera.
• Nếu thấy thiếu hoặc lỗi, giữ nguyên thùng và gửi clip cho shop trước khi vứt hộp.

Viết theo giọng nhờ khách giúp shop xử lý nhanh hơn cho họ, đừng viết như điều kiện ép buộc. Còn nếu đơn bán trên sàn, điều kiện trả hàng và bằng chứng người mua cần nộp do chính sàn quy định và thay đổi theo thời điểm, hãy xem trên chính yêu cầu trả hàng của đơn đó thay vì hứa với khách theo trí nhớ.

Shop bán COD qua inbox Facebook thường quản lý đơn trên Pancake POS. Xem cách quay video đóng gói cho shop Pancake POS để có clip check hàng khi đóng cho từng đơn, kèm đúng màu và size của từng món.

Khi clip của shop và clip của khách không khớp

Đặt hai clip cạnh nhau và so bốn điểm:

• Tem vận đơn: có cùng một mã không. Nhầm kiện giữa hai đơn là lỗi hay gặp hơn nhiều người nghĩ.
• Băng keo niêm phong: trong clip của khách, băng keo còn nguyên như lúc shop dán hay đã bị rạch, dán chồng.
• Cách xếp hàng trong thùng: có giống lúc đóng không, có món nào bị thay bằng vật khác không.
• Tình trạng thùng: móp, ướt, rách từ bên ngoài thường là chuyện xảy ra trên đường vận chuyển.

Nếu clip của shop cho thấy đóng đủ, còn clip của khách cho thấy băng keo đã bị can thiệp hoặc thùng hư hại từ bên ngoài, bạn làm việc với đơn vị vận chuyển thay vì đôi co với khách. Xem cách xử lý trong bài hàng vỡ, mất kiện khi vận chuyển. Nếu clip của shop cho thấy chính mình đóng thiếu thì nhận lỗi và gửi bù ngay, giữ được khách còn đáng giá hơn một món hàng.

Lưu và gửi video check hàng thế nào cho nhanh

Điểm yếu lớn nhất của clip check hàng quay bằng điện thoại không nằm ở chất lượng hình, mà ở chỗ tìm lại. File nằm lẫn trong thư viện ảnh, tên file là một dãy số, không gắn với đơn nào. Đến lúc khách khiếu nại sau mười ngày, bạn phải lướt hàng trăm clip để đoán.

Cách gọn hơn là để mỗi video gắn với mã vận đơn ngay khi quay. Với CAM CHECK, bạn dán mã vận đơn vào ô tìm kiếm là ra đúng video, tải về hoặc gửi cho khách ngay. Gói miễn phí kèm 5GB lưu trữ đám mây, đủ để chạy thử quy trình trước khi quyết định.

Những lỗi làm clip check hàng mất giá trị

• Tem vận đơn mờ, loá sáng hoặc nằm ngoài khung hình.
• Tay nhân viên che mất sản phẩm đúng lúc cho vào thùng.
• Bắt đầu quay khi thùng đã đóng một nửa.
• Cắt ghép nhiều đoạn cho ngắn gọn.
• Quay xong nhưng không lưu theo đơn nên không tìm ra.

Mỗi lỗi trên đều từng khiến shop có video trong tay mà vẫn thua. Phân tích kỹ hơn trong bài 5 sai lầm khi quay video đóng gói khiến shop vẫn thua khiếu nại.